Ne propustite ažurirati
svoje podatke
Sve što trebate znati o ažuriranju podataka
Ne propustite ažurirati
svoje podatke
Sve što trebate znati o ažuriranju podataka
Donosimo vam odgovore na sva pitanja o ažuriranju podataka – što je ažuriranje, zašto je to važno za našu suradnju, i, najvažnije, koliko je jednostavno ažurirati podatke.
Što je ažuriranje podataka?
Matični podaci su važni za svaku poslovnu suradnju pa tako i za vašu suradnju s bankom. Promijenite li svoje matične podatke, o tome nas trebate obavijestiti. Mi to zovemo ažuriranjem podataka, a matičnim podacima se nazivaju osnovni podaci – naziv poslovnog subjekta, adresa ili sjedište, ime i prezime stvarnog vlasnika / osnivača / zakonskog zastupnika ili klasifikacija prema Nacionalnoj klasifikaciji djelatnosti (NKD).
Zašto prikupljamo vaše podatke?
Erste banka, kao i sve financijske institucije u Hrvatskoj, imaju obvezu ažurirati podatke svojih klijenata u skladu sa Zakonom o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (NN 108/17, 39/19), Općim poreznim zakonom (NN 115/16, 106/18, 121/19, 32/20, 42/20) te Zakonom o administrativnoj suradnji (NN 115/16, 130/17, 106/18, 121/19). Također, ugovorom o poslovnoj suradnji koji ste sklopili s Erste bankom, obvezali ste se na ažuriranje matičnih podataka.
Brigom o ažuriranosti podataka vašeg poslovnog subjekta zajedno sudjelujemo u primjeni navedenih zakona na hrvatskom financijskom tržištu te time stvaramo uvjete za sigurno poslovanje.
Kako možemo ažurirati vaše podatke?
Neke podatke možemo ažurirati samostalno, bez vaše potvrde*
Budući da smo osigurali usklađivanje podatka s javno dostupnim registrima, možemo samostalno ažurirati sve izmjene koje se odnose na:
- naziv poslovnog subjekta
- klasifikaciju prema Nacionalnoj klasifikaciji djelatnosti (NKD)
- sjedište
- pravni oblik.
Svaki put kad uskladimo podatke iz javno dostupnih registara, poslat ćemo vam obavijest o podacima koji su usklađeni.
Za ažuriranje nekih podataka ste nam neophodni
Bez vaše inicijative ne možemo promijeniti:
- kontakt adresu koju ste nam potvrdili kao važeću za poslovanje s bankom
- podatke koji se odnose na promjenu stvarnog vlasnika / osnivača / zakonskog zastupnika.
Da bismo ažurirali navedene podatke, ovlaštena osoba vašeg poslovnog subjekta** treba nam – u poslovnicu banke ili financijskom zastupniku – dostaviti:
- dokumentaciju kojom se potvrđuju promijenjeni podaci i
- zahtjev za izmjenu za poslovne subjekte.
Zahtjev za izmjenu za poslovne subjekte možete pronaći ovdje.
Čim dođe do promjene matičnih podataka, trebate nas o tome obavijestiti. Uočimo li u javno dostupnim registrima da je došlo do promjene podataka koje ne možemo samostalno ažurirati, poslat ćemo vam dopis u kojem ćemo vas obavijestiti da smo uočili promjenu podataka te vas zamoliti da nam dostavite potrebnu dokumentaciju.* Zaista je važno da obratite pažnju na takav dopis jer će u njemu biti istaknuti rokovi kojih se potrebno pridržavati.
Važno je da nas obavijestite i o promjeni telefonskog broja i e-maila da bismo uvijek mogli pravodobno komunicirati.
Što nam donosi ažuriranje matičnih podataka?
Pravodobnim ažuriranjem matičnih podataka moći ćemo nastaviti našu poslovnu suradnju - moći ćete i dalje nesmetano koristiti ugovorene proizvode i usluge Erste banke te raspolagati sredstvima po svom računu.
Za više informacija o ažuriranju podataka možete potražiti kod svog financijskog zastupnika, nazvati nas na telefonski broj 0800 7890 ili nam pisati na e-mail erstebank@erstebank.hr.
* Vrijedi za klijente koji su registrirani na Sudskom registru, Registru udruga i Obrtnom registru. Klijenti koji nisu registrirani niti u jednom od navedenih registara, obvezni su ažurirati svoje podatke u Erste banci odmah po provedenim promjenama.
** Opunomoćenik ili prokurist poslovnog subjekta ne smatraju se osobama ovlaštenim za zastupanje društva u ovom procesu.
Ažuriranje podataka tvrtki i obrta
Preuzmite primjer popunjenog upitnika s dodatnim pojašnjenjima – odaberite primjer u skladu s time popunjavate li upitnik za obrt ili tvrtku.
Ažuriranje podataka udruga
Zato što je Erste banka uvidom u javno dostupni Registar udruga i/ili Registar stvarnih vlasnika utvrdila da je došlo do promjene zakonskog zastupnika udruge i/ili stvarnog vlasnika udruge (promjena imena i prezimena ili istek mandata osobe ovlaštene za zastupanje) u odnosu na podatke koji su trenutno u sustavu banke. Dopisom vas pozivamo ažurirati podatke kako bi udruga mogla nesmetano nastaviti s poslovnim aktivnostima u banci.
Znači da osoba ovlaštena za zastupanje udruge više nema ovlaštenje odnosno nije više ovlaštena za zastupanje udruge. Trajanje mandata osoba ovlaštenih za zastupanje udruge propisano je statutom udruge te je upisano u registar udruga.
Na službenoj internetskoj stranici Registra udruga Republike Hrvatske (Registri (gov.hr)), u dijelu s podacima osobe ovlaštene za zastupanje.
Prije dolaska u banku potrebno je provesti promjene u nadležnom Registru udruga Republike Hrvatske (npr. osobe ovlaštene za zastupanje udruge) i po potrebi Registru stvarnih vlasnika.
Da bi udruga osigurala ažuran podatak o ovlaštenoj osobi za zastupanje trebala bi postupiti po uputi Registra udruga Republike Hrvatske za prijavu promjena.
Prije prijave promjena udruga je dužna održati izbornu skupštinu.
Tek nakon što su promjene provedene u svim nadležnim registrima, aktualna osoba ovlaštena za zastupanje treba doći u banku i dostaviti dokumentaciju za ažuriranje podataka.
Da bi udruga osigurala ažuran podatak o ovlaštenoj osobi za zastupanje treba postupiti po smjernicama/uputama vezanim uz prijavu promjena za udruge dostupnim na službenoj internetskoj stranici Vlade Republike Hrvatske (Prijava promjena - gov.hr).
Promjenu odnosno ponovni izbor osobe ovlaštene za zastupanje udruge udruga je dužna upisati u Registar udruga. Udruga ne smije u pravnom prometu postupati po promjenama niti rabiti podatke o promjenama iz stavka 1. članka 27. Zakona o udrugama prije nego što su upisani u Registar udruga.
Ne može. Sve dok se upis nove ili produljenje mandata postojeće osobe ovlaštene za zastupanje ne provede u registru udruga, ne može se izvršiti nikakva promjena u banci.
Ako je došlo do promjene osoba ovlaštenih za zastupanje udruge, potrebno je provesti promjenu i u Registru stvarnih vlasnika na temelju članka 32. Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma.
Udruge su na temelju članka 32. Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma dužne u Registar stvarnih vlasnika upisati podatke o svom stvarnom vlasniku (stvarnim vlasnicima).
Kako Zakonom o udrugama nije moguće ostvariti vlasništvo nad udrugom, Pravilnikom o registru stvarnih vlasnika (čl. 6.) propisano je da za one udruge za koje je u matičnom registru (Registar udruga u RH) upisan OIB osobe ovlaštene za zastupanje, Financijska agencija (FINA) će elektroničkim putem, u rokovima propisanima Pravilnikom, jednokratno inicijalno iz Sustava OIB-a preuzeti podatke o osobi ovlaštenoj za zastupanje (osobama ovlaštenim za zastupanje) udruge i te podatke preuzeti u Registar kao podatke o stvarnom vlasniku (stvarnim vlasnicima) udruge. Osobe ovlaštene za zastupanje će se za potrebe Registra stvarnih vlasnika smatrati „vlasnikom udruge“.
Stvarnim vlasnikom udruge smatra se svaka fizička osoba (ili osobe) koja je konačni vlasnik stranke ili kontrolira stranku ili na drugi način njome upravlja, uključujući onu fizičku osobu (osobe) koja izvršava krajnju učinkovitu kontrolu nad pravnom osobom.
Detaljnije informacije dostupne su na službenoj internetskoj stranici Vlade Republike Hrvatske/Registar stvarnih vlasnika (registar-stvarnih-vlasnika).
Registar stvarnih vlasnika (RSV) je središnja elektronička baza podataka koja sadrži podatke o stvarnim vlasnicima pravnih subjekata, a ustrojen je na temelju Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (NN br. 108/17 i 39/19) i Pravilnika o Registru stvarnih vlasnika (NN br. 53/19). Registar vodi Fina u ime Ministarstva financija.
Ovlaštenici koji su navedeni kao potpisnici na Potpisnom kartonu kao i osoba ovlaštena za zastupanje udruge kojoj je istekao mandat ako je navedena u svojstvu potpisnika na Potpisnom kartonu te ovlaštenici po poslovnim karticama i e-kanalima sve dok ih nova uprava ne promijeni.
Osoba ovlaštena za zastupanje udruge kojoj je istekao mandat, a nije navedena kao potpisnik na Potpisnom kartonu ne može raspolagati sredstvima s računa udruge.
Sredstva se nalaze na privremenom računu banke sve dok udruga ne riješi svoj status bez važećih ovlasti/mandata ovlaštenih osoba za zastupanje na jedan od slijedećih načina:
- izborom novog mandatara odnosno nove osobe ovlaštene za zastupanje udruge koji mora biti proveden u nadležnim registrima) ili
- postupkom likvidacije/brisanja udruge kojim se definira likvidator udruge (postupak mora biti proveden u nadležnim registrima).
Zatvaranjem računa automatski se zatvaraju digitalni kanali (Erste netBanking / Erste mBanking) i poslovne kartice te Potpisni karton više nije važeći.
Promjene podataka za udrugu u banci mogu se provesti nakon što osoba ovlaštena za zastupanje udruge u važećem mandatu osobno dostavi potpunu dokumentaciju potrebnu za ažuriranje podataka. Ako je osobi ovlaštenoj za zastupanje istekao mandat, nije moguće provesti nikakve promjene podataka u banci i to sve dok se ne dostavi rješenje na temelju kojeg su vidljive ovlaštene osobe za zastupanje upisane u Registar udruga odnosno novi izvadak iz Registra udruga.
Dopisom kojim smo vas obavijestili da je potrebno ažurirati podatke udruge, ujedno smo vas informirali o našoj zakonskoj obvezi vođenja točne evidencije i stalnog praćenja podataka naših klijenata jer u protivnom možemo snositi i prekršajne posljedice. Ažurno vođenje evidencije propisano je Zakonom o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (posebno člancima 14., 15., 16., 17., 19., 20 te 80.).
Ujedno smo vas informirali da ćemo vam, ako u određenom roku ne dostavite traženu dokumentaciju, onemogućiti raspolaganje sredstvima po transakcijskom računu sve do dostave dokumentacije, a sve u skladu Općim uvjetima vođenja transakcijskih računa i obavljanja platnih usluga za Poslovne subjekte, a koji su sastavni dio Okvirnog ugovora o platnim uslugama.
Članak 15.4. Klijent je obvezan odmah od nastanka promjene, pisano obavijestiti banku o svim statusnim promjenama, promjenama osobnih podataka Ovlaštenika, kao i drugih podataka koji su navedeni u Zahtjevu za otvaranje transakcijskog računa ili Zahtjevu za aktivaciju transakcijskog računa i to na način da banci podnese zahtjev za izmjenu po transakcijskom računu te iste promjene potkrijepiti potrebnom dokumentacijom. Klijent odgovara za sve propuste i svaku štetu koja bi nastala zbog nepridržavanja obveze dostave podataka o nastalim promjenama.
Članak 15.5. U poslovanju s bankom klijent će banci dostaviti podatke o Osobnom identifikacijskom broju (OIB). Klijent je dužan predati sve podatke i dokumentaciju koja je banci potrebna za vođenje registra transakcijskih računa u skladu s pozitivnim propisima. U protivnom Erste banka zadržava pravo ne sklopiti Okvirni ugovor, odnosno postupiti u skladu s člankom 18. ovih Općih uvjeta.
Članak 18.6. U slučaju neispunjenja obaveza klijenta definiranih Okvirnim ugovorom (primjerice obveze dostave dokumentacije/podataka u skladu s člankom 3.6. ovih Općih uvjeta) banka zadržava pravo da, uz obveznu prethodnu obavijest klijentu, uskrati klijentu pružanje usluge izvršenja Naloga za plaćanje po Računu i/ili izvršenje drugih usluga iz Okvirnog ugovora do ispunjenja takvih obveza od strane klijenta, a sve u skladu s rokom navedenom u obavijesti banke. U slučaju da klijent takve obveze ne ispuni ni u dodatnom roku, isto će se smatrati grubim kršenjem odredaba Okvirnog ugovora te će banka jednostrano raskinuti Okvirni ugovor bez otkaznog roka.
Članak 3.6. Banka će ovisno o procjeni stupnja rizičnosti klijenta pristupiti provođenju dubinske analize klijenta, a u skladu sa Zakonom o sprečavanju pranja novca i financiranja terorizma. Klijent je obvezan na zahtjev banke dostaviti podatke i dokumentaciju potrebne za provođenje dubinske analize.
U nastavku link na cjeloviti dokument Opći uvjeti vođenja transakcijskih računa i obavljanja usluga platnog prometa za Poslovne subjekte.
- Obrasci banke:
- Zahtjev za izmjenu - poslovni subjekti
- Upitnik za klijente - poslovni subjekti (Primjer popunjenog upitnika s dodatnim pojašnjenjima možete preuzeti ovdje.)
- Izjava o političkoj izloženosti osobe za sve zakonske zastupnike/stvarne vlasnike
- Identifikacijski dokument novih ovlaštenih osoba (osobna iskaznica za rezidente, putovnica za nerezidente)
- Novi potpisni karton (ako se dodaje nova osoba ovlaštena za zastupanje ili stvarni vlasnik koja želi biti i potpisnik po računu; odnosi se samo za udruge koje imaju transakcijski račun)
- Statusna dokumentacija:
- Rješenje o promjeni i upisu u Registar udruga ili novi izvadak iz Registra udruga
- Izvadak iz Registra stvarnih vlasnika (FINA)
- Opcionalno
- Ako će biti potrebno otvoriti/zatvoriti elektroničku uslugu Erste NetBanking/Erste mBanking, otkazati ili ugovoriti novu Visa Business debitnu karticu korisnicima u svojstvu stvarnog vlasnika ili zakonskog zastupnika te izmijeniti kontakt podatke i kontakt osobe u komunikaciji s bankom, molimo Vas da isto napomenete prilikom dolaska u poslovnicu banke.
Obrazac je sastavljen, između ostalog, u svrhu provođenja dubinske analize klijenta, zbog procjene rizika od pranja novca i financiranja terorizma na temelju Zakona o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma („Narodne novine“ br. 108/17., 39/19., 151/22. – dalje u tekstu: Zakon), Odluke o postupku procjene rizika od pranja novca i financiranja terorizma te načinu provođenja mjera pojednostavljene i pojačane dubinske analize stranke („Narodne novine“ br. 57/18. – dalje u tekstu: Odluka), drugih pripadajućih podzakonskih akata te propisa EU.
Banka je u obvezi imati ažurne podatke koji se ovim Upitnikom prikupljaju na temelju navedenog Zakona te pripadajućih podzakonskih akata. Ako banka ne može ispuniti zahtjeve koji se tiču provođenja mjera dubinske analize, u skladu s člankom 19. Zakona ne smije uspostaviti poslovni odnos, a također može biti u obvezi prekinuti postojeći poslovni odnos.
U skladu s člankom 15. stavku 1. točki 3. i 4. Zakona dubinska analiza klijenta obuhvaća, između ostalog, prikupljanje podataka o namjeni i predviđenoj prirodi poslovnoga odnosa te drugih podataka u skladu s ovim Zakonom i na temelju njega donesenim podzakonskim aktima koji će omogućiti razumijevanje namjene i predviđene prirode poslovnog odnosa i stalno praćenje poslovnoga odnosa, uključujući i kontrolu transakcija koje stranka obavlja tijekom poslovnoga odnosa kako bi se osiguralo da su transakcije koje se obavljaju u skladu sa saznanjima obveznika o stranci, poslovnome profilu, profilu rizika, uključujući prema potrebi i podatke o izvoru sredstava, pri čemu dokumentacija i podaci kojima obveznik raspolaže moraju biti ažurni.
Na temelju članka 11. stavka 1. Odluke Erste banka je obvezna pri identifikaciji rizika povezanog sa strankom i stvarnim vlasnikom stranke razmotriti rizike povezane s njihovim poslovanjem ili profesionalnom djelatnošću, ugledom te prirodom i ponašanjem. Stavak 2. navedenog članka Odluke propisuje čimbenike rizika povezane s poslovanjem ili profesionalnom djelatnošću stranke ili stvarnog vlasnika stranke koje je Erste banka obvezna razmotriti, kao što su npr. je li stranka ili stvarni vlasnik stranke povezan sa sektorima koji su izloženi višem riziku korupcije, je li stranka ili stvarni vlasnik stranke povezan sa sektorima koji su izloženi višem riziku od pranja novca i financiranja terorizma, je li stranka ili stvarni vlasnik stranke povezan sa sektorima koji uključuju značajne iznose gotovine, koja je priroda poslovanja i svrha zbog koje je osnovana pravna osoba ili subjekt iz članka 26. stavka 1. Zakona, odgovaraju li informacije o stranci ili stvarnom vlasniku stranke saznanjima obveznika o njihovoj prijašnjoj, postojećoj ili planiranoj poslovnoj aktivnosti, prihodu poslovanja, izvoru sredstava i imovine stranke ili stvarnog vlasnika.
Rizike povezane s poslovanjem ili profesionalnom djelatnošću klijenta te prirodom i ponašanjem klijenta procjenjujemo kroz pitanja u Upitniku. U skladu sa Zakonom, Erste banka je obvezna navedene čimbenike rizika razmotriti i kod udruga odnosno neprofitnih organizacija.
Člancima 3.6., 15.4., 15.5. i 18.6. Općih uvjeta vođenja transakcijskih računa i obavljanja usluga platnog prometa za poslovne subjekte, koji čine dio Okvirnog ugovora o platnim uslugama koji je udruga ili neprofitna organizacija sklopila s bankom, regulirana je obveza dostave podataka i dokumentacije potrebne za provođenje dubinske analize, obveze klijenta u slučaju promjene podataka te posljedice nedostavljanja istih.
Obrazac se može ispuniti s podacima koji su primjenjivi na neprofitnu organizaciju. Na primjer, mogu se uzeti u obzir primici iz EU projekata i donacija koje organizacija prima.
Kupci neprofitnih organizacija su svi oni koji osiguravaju novac za provođenje programa i aktivnosti neprofitne organizacije neovisno o tome radi li se o fizičkim osobama koje plaćaju članarinu ili različitim javnim tijelima koja isplaćuju bespovratna sredstva. Dobavljači su sve one fizičke i/ili pravne osobe vezane uz logističke troškove organizacije u što ulazi npr. najam prostora ili režijski troškovi (komunalije, telefon, internet i sl.).
Primjer ispravno popunjenog obrasca dostupan je na linku.